02/2019 - Angehörige von Feuerwehrmitgliedern

Bei jeder Person können Angehörige erfasst werden z.B. die Eltern/Erziehungsberechtigten von Feuerwehrjugend-Mitgliedern
1.) Dazu unter "Kontake" > "Angehörige Adressen" die Angehörigen anlegen (falls nicht bereits erfasst z.B. Elternteil ist FW-Mitglied)
2.) Bei Person unter Register "Angehörige" die Angehörigen eintragen


09/2018 - Mail-/SMS-Benachrichtigung an Lehrgangsteilnehmer

Ca. 4 Wochen vor einem Lehrgang erhalten Teilnehmer und das Feuerwehrkommando einer Einberufung per E-Mail.
Einige Tage vor dem Lehrgang wird zudem eine Erinnerungs-SMS an die Teilnehmer gesendet.


04/2018 - Verkehrsreglerausweise - Erfassung in syBOS

Verkehrsreglerausweise können in syBOS unter "Personalstand" als neue "Einheit" erfasst werden. Sie sind danach auch im Überprüfungssystem ersichtlich. Die Gültigkeit aller Ausweise istsomit übersichtlich darstellbar.


01/2018 - Förder-/Subventionsansuchen - Erfassung in syBOS

Förderansuchen zu Feuerwehrhäusern, Fahrzeugen, Geräten und Mannschaftszelten können in syBOS unter "Finanzen" > "Förderansuchen" unabhängig von Monatsfristen erfasst werden. Nach der vollständigen Bekanntgaben aller notwendigen Daten muss das Ansuchen unter dem Button "Funktion wählen" > "Weiterleitung" zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden.


03/2018 - Laufzettel-Erweiterung zur Erfassung von Wissenstest-Vorbereitungen

1.) Die Laufzettel-Eintragungen können natürlich auch weiterhin wie bisher je TRMA 1-Inhalt gemacht werden.
2.) Die neue Erweiterung untersützt nur bei der Minutenaufteilung auf die in den Wissenstest-Stufen enthaltenen TRMA1-Inhalte.
3.) Vorgehen:
 a. syBOS > Leistungen > Veranstaltungen > neue Veranstaltung
 b. Vorlage/Fachbereich: muss mit Ausbildung zu tun haben (Ausbildung, Übung oder Schulung)
 c. Erfassung der Stammdaten (Datum, Zeit, Ort, …) und Teilnehmer (inkl. Ausbilder)
 d. Im Register „Laufzettel“ gibt es weiterhin wie bisher „Laufzettel-Inhalt erfassen“ und „Laufzettel-Inhalt eintragen“
 e. Zusätzlich neuer Button „Wissenstestvorbereitung eintragen“
 f. Alle Teilnehmer mit einem TRMA1-Laufzettel werden angezeigt
   i. grün = Wissenstest-Stufen, die bereits absolviert wurden
   ii. orange = Wissenstest-Stufen, zu denen die Person im aktuellen Jahr angemeldet ist (falls Bewerbsanmeldung bereits möglich war)
 g. Daneben kann die Vorbereitungsdauer je Stufe (in Minuten) eingetragen werden. Ist jemand bereits zum Wissenstest angemeldet (orange Felder), so wird die Zeit automatisch übernommen und aufgeteilt. Sie kann natürlich auch geändert werden.
 h. Bei Klick auf „Vorschau“ wird der in syBOS hinterlegte Minutenschlüssel angezeigt. Dieser kann nicht geändert werden.

Diese vereinfachte Art der Eintragung unterstützt die Jugendbetreuer und Ausbilder auf Ortsebene. Sie hat keinen Einfluss auf die überörtliche Ausbildung im Bezirk.

Hinweis zum Nachtragen der Ausbildung und Wissenstest-Vorbereitung in vergangenen Jahren (hätte bereits seit 2016 gemacht werden müssen):
Diese kann entweder wie bisher je TRMA 1-Inhalt eingetragen werden (Button „Laufzettel-Inhalt hinzufügen“) oder geblockt als Wissenstest-Vorbereitung mit einem Datum in der Vergangenheit.
Die erfasste Dauer sollte jedoch wahrheitsgemäß der Ausbildungsdauer entsprechen.


01/2018 - Förder-/Subventionsansuche via syBOS

Förderansuchen für Fahrzeuge und Feuerwehrhäuser können ab sofort via syBOS eingereicht werden. Ansuchen sind nicht mehr an fixe Termine gebunden.
Menüpunkt Finanzen > Förderansuchen (Rolle Kommando oder FW-Admin wird benötigt)


07/2017 - WebCalendar

Veranstaltungen, welche in syBOS administriert werden, können ab sofort über ein WebCalendar importiert werden.
z.B. kann somit jedes Feuerwehrmitglied die Termine seiner Feuerwehr direkt in einen Kalender am Smartphone übernehmen. Änderungen bzw. Neueintrage werden automatisch übernommen.
Voraussetzung: der syBOS-Administrator einer Feuerwehr (oder das LFKDO) legt einmalig einen Link für eine Feuerwehr an.

Details dazu auch in den Release-Notes (Portal > Handbücher > Release-Notes > Release 3.00)


03/2017 - Neue Feuerwehr-Mitgliedschaft direkt via syBOS beantragen

Neue Mitglieder können direkt via syBOS erfasst werden. Hierzu ist folgendermaßen vorzugehen:
- Adresse in syBOS anlegen (Menü Kontakte > Adressverwaltung)
- Folgende Feder müssen erfasst werden: Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Geburtsdatum;
- weiters ist ein Foto sowie im Registerblatt "Dokumente" eine Tauglichkeitsbestätigung (für Aktive) bzw. Beitrittserklärung (für Feuerwehrjugendmitglieder) hochzuladen
- Hinweis zum Foto: Eine Bildgröße von 100-500 KB ist ausreichend; Foto ohne Kopfbedeckung, weißer Hintergrund, Aktive in A-Uniform, Jugend in grüner Uniform
- NEU: am Registerblatt "Personalstand" kann die Mitgliedschaft mit Klick auf "Mitgliedschaft beantragen" beantragt werden.


03/2017 - Bewertertätigkeiten

Ab sofort werden Bewertertätigkeiten in syBOS erfasst. In der Vergangenheit erfasste Tätigkeiten wurden bereits in syBOS übernommen. Die Tätigkeiten sind bei jeder Person im Register "Personalstand" zu finden. Wichtig: die Ansicht muss von "heute aktuell" auf "alle" geändert werden.


02/2017 - Serientermine für Veranstaltungen

Für laufend wiederkehrende Termine (z.B. monatliche Übungen oder Sitzungen) besteht die Möglichkeit, sog. Serientermine anzulegen. Dabei können Fachbereich, Vorlage, Intervall, Start, Ende, usw. ausgewählt werden.


02/2017 - Rollenmatrix

Eine Übersicht über alle berechtigten Menüpunkte je syBOS-Rolle gibt die Rollenmatrix, welche auf der WebSite im Bereich Downloads / Verwaltungsprogramm syBOS zu finden ist.


02/2017 - Personalassistent

Der Personalassistent bietet die Möglichkeit, Formulare zur Tauglichkeitsuntersuchung automatisch zu befüllen und danach auszudrucken.


01/2017 - E-Mail-Versand

syBOS bietet Möglichkeiten zum Versand von E-Mails. Dabei kann einerseits ein am PC installierter E-Mail-Client (z.B. Outlook) verwendet werden. Andererseits besteht alternativ dazu die Möglichkeit, ein vorhandenes E-Mail-Konto direkt in syBOS einzurichten und über dieses E-Mails an einzelne Feuerwehrmitglieder oder an Gruppen zu versenden.

In ausführlichen Handbuch zur Einrichtung steht auf Website des LFV zum Download zur Verfügung.


01/2017 - Einsatzverrechnung

Basierend auf der Erfassung von Einsatzberichten ermöglicht syBOS die Erstellung von Rechnungen für Einsatztätigkeiten. Hierzu sind einmalige Anpassungen und Einstellungen zu setzen. Danach ist die Rechnungserstellung mit wenigen Klicks möglich. Details sind im Handbuch "syBOS-Einsatzverrechnung" auf der Website des LFV zu finden.


01/2017 - Postadresse und IBAN in syBOS

Zur Zustellung div. Postsendungen werden alle Feuerwehren ersucht, ihre gewünschte Postadresse (z.B. Kommandant, Gemeinde, Feuerwehrhaus, …) in syBOS zu hinterlegen. Weiters sollen die Bankdaten der Wehr zur Ausbezahlung von Subventionen angegene werden. Dies ist im Menü „Kontakte“ > „Eigene Dienststelle“ zu finden.


04/2016 - Laufzettel

Der digitale Laufzettel bietet die Möglichkeit, die Erfassung der absolvierten Teile der Truppmannausbildung direkt in syBOS zu erfassen. Damit können bei der Erfassung von Ausbildungsveranstaltungen die dabei vermittelten Inhalte der TRMA 1 eingetragen werden. Das Führen eines handschriftlichen Laufzettels ist nicht notwendig.

Weitere Details sind im Handbuch zum TRAM1-Laufzettel auf der LFV-Website zu finden.


03/2016 - Inspizierungsbericht zur Vorbereitung

Feuerwehren werden ersucht, zur Vorbereitung ihrer Inspizierungen nicht mehr die dafür vorgesehene Drucksorte zu verwenden, sondern direkt den leeren Inspizierungsbericht des aktuellen Jahres in syBOS auszudrucken. Diese werden jährlich bis 1.3. vom Inspizierenden angelegt. Darin können vorab Übungen, Schulungen, Budgetzahlen usw. erfasst werden. So kann ein schnellerer Ablauf der administrativen Tätigkeiten im Rahmen der Inspizierung erzielt werden.


12/2015 - Jahresbericht

Alles relevanten Daten eines Jahres können im sog. „Jahresbericht“ zusammengefasst und als PDF ausgedruckt werden. Dies kann speziell bei der Vorbereitung zu Jahreshauptdienstbesprechungen sehr hilfreich sein. Zu finden ist der Jahresbericht im Menü „Portal“ > „Statistik“ > „Jahresbericht“.


09/2015 - SMS-Versand

syBOS bietet die Möglichkeit zum Versand von SMS. Dazu sind 2 Benutzerrollen vorhanden: "SMS-Bestellen" und "SMS-Versand". Die Bezahlung erfolgt im Voraus. Je SMS werden 6,5 Cent vom Guthaben abgebucht.


04/2015 - Schnittstelle zu externen Systemen

syBOS ermöglicht das gesicherte Auslesen von Personendaten inkl. Fotos, Einsatzberichten, Veranstaltungen uvm. zu Einbindung in die eigene Feuerwehr-Website. Nähere Details erhalten Sie im LFKDO.


 

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